Volg deze stappen om jullie vernieuwde fietsplan succesvol te lanceren via het werkgeversportaal:
Stap 1: E-mailberichten
In deze stap geef je op wie de e-mailberichten moeten ontvangen.
Stap 2: Standaard Budgetinstellingen Instellen
Bepaal de budgetinstellingen voor jullie organisatie. De meeste werkgevers kiezen voor een vaste bijdrage van €50. Medewerkers betalen het meerdere via hun brutosalaris.
Stap 3: Documenten Uploaden
Upload twee belangrijke documenten:
-
Leasefietsregeling: Dit regelt wie mag deelnemen, de vergoeding van de werkgever, en details over uitdiensttreding en reiskostenvergoeding.
-
Werknemersinformatiepakket: Een introductiedocument voor het fietsplan, dat meegestuurd wordt met de uitnodigingsmail voor de fietsbestelling.
Stap 4: Maandelijkse Rapportage Configureren
Stel de rapportage in voor de salarisadministratie. Dit omvat bijtelling van privégebruik en inhouding van het leasebedrag, te verwerken voor 36 maanden.
Stap 5: Vraag werknemers naar gebruik van de fiets
Als een werknemer met een leasefiets naar werk komt, mag je geen netto reiskosten vergoeden. Leg vast hoeveel dagen per week de werknemer gemiddeld naar kantoor komt om de administratie te vergemakkelijken. Ons platform laat de werknemer dit zelf invullen tijdens de acceptatie. Wil je deze functie gebruiken, schakel deze dan in.
Stap 6: Beschermen van de publieke registratiepagina
Het platform biedt een 'geheime' url voor werknemers om zich aan te melden voor fietslease. We hebben twee methoden om misbruik te voorkomen:
-
Geef domeinen op zodat alleen emailadressen van deze domeinen worden geaccepteerd (bijv. voor 'peter@dynamolease.com' vul je 'dynamolease.com' in).
-
Goedkeuringsproces voor registraties, zodat alleen goedgekeurde werknemers een uitnodiging met bestelcode ontvangen.
Daarnaast kun je kiezen of je de fietsleaseregeling toegankelijk wilt maken op deze registratiepagina
Stap 7:Goedkeuren bestellingen
Wanneer een berijder een fiets heeft gekozen en de voorwaarden accepteert, adviseren wij werkgevers deze bestelling goed te keuren alvorens wij de bestelling doorgeven aan bij de dealer. De bestelling is dan definitief en kan niet meer worden geannuleerd. Activeer deze optie in deze stap.
Stap 8: Gebruikers Toevoegen
Voeg collega’s toe die toegang moeten krijgen tot het portaal. Zij krijgen rechten om budgetinstellingen en bedrijfsvoorwaarden aan te passen, offertes goed te keuren en salarisexports te downloaden.
Stap 9: Introductie van het Fietsplan
Zorg voor een goede introductie via Webinars of evenementen, om de adoptie van het fietsplan te bevorderen. Gebruik alle communicatiekanalen om medewerkers te informeren.
Volg deze stappen voor een succesvolle lancering van het fietsplan! Als je vragen hebt neem gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg
